Zeiteffizienter Umgang mit Social Media, E-Mail und Messenger

Achten Sie auch auf die kleinen Dinge, während Sie Ihre großen Ziele verfolgen.

Ein Gastbeitrag von Christian Schwarz

Das ist wie eine Droge, die sich rasend schnell ausbreitet, anfangs Spaß macht und auch zunächst keine sichtbaren Schäden verursacht. Unter bestimmten Umständen und vor allem bei richtiger Dosierung kann sie sogar von großem Nutzen sein. Doch wer informiert uns über Risiken und Nebenwirkungen? Sie könnten höchstens Ihren Zeitmanagement- oder Zielfindungsbeauftragten dazu befragen, wenn Sie einen haben.

Anfänglich habe ich durchschnittlich 30 Mal am Tag meinen Newsstream und Posteingang gecheckt, oder das Smartphone hat mich auf neue Nachrichten hingewiesen. Das heißt, ich lasse mich 30 Mal in meiner Konzentration stören und unterbreche die aktuelle Arbeit. Verwenden wir nur je 5 Minuten zum Lesen und für kurze Antworten, sind 2,5 Stunden weg. Bedenkt man die Zeit, die wir benötigen, um wieder in unsere Arbeit hineinzufinden, brauchen wir diese 5 Minuten mit Sicherheit.

Prüfen Sie sich selbst, um sich bewusst zu machen, wie oft Sie aus Ihrer Arbeit gerissen werden. Führen Sie 2 Tage lang eine Strichliste: jede Störung oder Unterbrechung ist ein Strich auf Ihrem Blatt. Ob die Unterbrechung gewollt oder ungewollt ist, spielt dabei keine Rolle.

Sie kennen alle diese Unterbrechungen, die scheinbar immer wichtig und dringend sind und die Sie keinesfalls aufschieben dürfen. Die Zeit ist schnelllebig und meistens wird sofort eine Antwort erwartet. So gehen häufig drei, vier oder mehr E-Mails hin und her, bis eine Kleinigkeit geklärt ist. Jede erhält einen Strich, ob gelesen oder selbst geschrieben. Nachdem Sie kurz vor Feierabend die Striche zusammengezählt haben, überlegen Sie, ob Sie sich an die ersten 10 Nachrichten des Tages noch erinnern. Denken Sie kurz darüber nach, wie viele tatsächlich zu einer Katastrophe geführt hätten, wenn sie länger als drei Stunden unbeantwortet geblieben wären.

Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass es weniger als 10% sind. Mit den übrigen gut 90% hätte ich mir leicht ein paar Stunden Zeit lassen können. Viele davon hätten überhaupt keiner Reaktion bedurft. Und selbst die wichtigen 10% hindern die Welt meist auch nicht daran, sich weiter zu drehen.

Wenn unsere Geschäftspartner und Auftraggeber daran gewöhnt sind, dass E-Mails oder andere Nachrichten von uns jeweils um 13:00 Uhr und gegen 16:00 Uhr beantwortet werden, dann stellen sie sich darauf ein. Sie können in Ihren Kommunikationsprogrammen eine Zeitangabe für Beantwortungen einstellen (als eine Version der Abwesenheitsnotiz). Für wirklich dringende Anliegen können Sie noch andere Möglichkeiten angeben, wie Sie im Notfall zu erreichen sind. Machen Sie aber deutlich: nur im Notfall!

Ein Beispiel hierfür sind gut organisierte Physiotherapeuten oder Ärzte. Sie können ihre Arbeit am Patienten nicht ständig unterbrechen. Auch bei einem Pfarrer wäre es eher ungewöhnlich, wenn während der Messe sein Handy klingelt. Obwohl es in seinem Fall durchaus sein kann, dass es um Leben und Tod geht. Und glauben Sie, dass ein Fußballstar während eines Spiels oder während des Trainings seine Messages checkt?

Technisch lässt sich das durch Einstellung der Abholzeiten von Nachrichten verhindern.
Und wenn das nicht geht, deaktivieren Sie wenigstens das akustische Signal und auch die optische Anzeige für das Eintreffen von Nachrichten. Denn die Störung beginnt schon beim Bemerken. Es ist wie mit der immer zu spät gestellten Frage: „Darf ich Sie kurz stören?“

Wer sich seltener unterbrechen lässt, wird sehr schnell bessere Arbeitsergebnisse erzielen. Sie werden deutlich mehr in höherer Qualität erledigen können. Wesentlich dabei ist aber, dass Sie den Eindruck gewinnen, heute etwas Wichtiges geschafft zu haben. Sie können getrost abschalten und den Abend entspannt genießen.

Das Buch zum Thema zeiteffizienter Umgang mit Social Media, E-Mail und Messenger finden Sie hier: „Zeitkompetenz für Beruf und Alltag – mit weniger Stress mehr erreichen“

Autor: Christian Schwarz