Wie Sie WhatsApp Business einrichten und optimieren, haben wir für Sie getestet. Für wen die App Sinn macht und welche Nachteile sie bringt, haben wir geprüft. Dabei sind wir auf interessante Ergebnisse gestoßen. Aber wir stehen erst am Anfang, es wird sich bestimmt noch viel bewegen. Zu den Fakten:

Nur für Kleinunternehmer?

In der aktuellen Form ist WhatsApp Business nur für Kleinunternehmer sinnvoll. Frisöre, Läden, Freiberufler etc., die im kleinen Rahmen unkompliziert für ihre Kunden verfügbar sein möchten. Schließlich wird heute sehr gerne – statt E-Mails zu versenden – über WhatsApp kommuniziert. Und das eben auch mit den eigenen Dienstleistern.

Aber auch für größere Unternehmen oder auch Großunternehmen ist WhatsApp für die Kunden-Kommunikation (zumindest im B2C-Bereich) ein großes Brett. Die WhatsApp Business Version reicht da leider nicht mehr, aber Dienstleister, wie die Messenger People, bieten Integrationen in bestehende Systeme an.

Nur für eine Nummer möglich

Wer bereits privat WhatsApp auf seinem Smartphone nutzt, kann unter dieser Nummer keinen zusätzlichen Business Account einrichten. Sie haben 3 Optionen:

Sie wandeln Ihren privaten WhatsApp Account in einen Business Account um. Wenn Sie Ihre bisherigen Chats behalten wollen, sollten Sie diese zuvor aber sichern. Wenn Sie den Verlauf einmal übertragen haben, gibt es kein Zurück mehr. Außer Sie transferieren die Chat-Verläufe vorher auf Ihren Computer.
Sie können sowohl den privaten als auch den Business Account auf einem Smartphone nutzen. Dazu benötigen Sie jedoch 2 verschiedene Nummern. (Dual Simcard)
WhatsApp Business unterstützt Festnetz-Nummern. Sie können auf Ihrem Smartphone den privaten Account behalten und für WhatsApp Business Ihre Festnetznummer verwenden.

Bild links: WhatsApp und Business friedlich vereint auf einem Smartphone (nur mit 2 Nummern!)

Bild Mitte: Einstellung der Nachrichten

Bild rechts: Labeling von Chats

DSGVO-Konformität

Einfach sein Privat-Handy oder auch Dienst-Handy mit WhatsApp zu nutzen, ist meistens nicht gesetzeskonform. Das heißt aber nicht, dass es gar nicht geht. Für kleine Läden bietet sich ein eigener Anschluss an, der keine weiteren Adressen verwaltet. Wer WhatsApp auf Diensthandys sicher zulassen will, kann dafür Dienste wie SecurePim nutzen. Grundsätzlich können Sie WhatsApp in der Business-Version DSGVO-konform nutzen. Hier steht wie.

Das kann WhatsApp Business zusätzlich:

Erst einmal taucht Ihr Unternehmen als Kontakt in WhatsApp auf. Es ist sichtbar und bietet eine schnelle Kommunikation zwischen Interessenten bzw. Kunden und Ihnen.
Sie können Ihr Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen ausführlich beschreiben sowie Öffnungszeiten angeben.
Sie können automatisierte Antworten vorgeben, bei Abwesenheit und zur Begrüßung neuer Kontakte (oder solchen, die seit 14 Tagen nicht mit Ihnen aktiv waren).
Über die Schnellantworten-Funktion können Sie Standardtexte hinterlegen, die Sie mit ShortCuts wieder abrufen können. Solange auch die Business Version nur über mobil bedient werden kann, eine sinnvolle Einrichtung.
Sie können Ihren Kontakten Labels zuordnen. Es gibt 5 Vorschläge für Labels. Sie können aber auch individuelle Labels anlegen.

Probleme mit WhatsApp Business:

Die Verifizierung ist mir noch unklar. Während der Einrichtung muss ein Code eingegeben werden, der zur Verifizierung per SMS verschickt wird. Mit der SMS springt WhatsApp bereits in den nächsten Schritt. Eine Eingabe des Codes ist nicht möglich. Es sieht so aus, als ob die Verifizierung direkt am Gerät (nicht bei Angabe einer Festnetznummer) automatisch passiert. Allerdings bekommen Kontakte, die eine Nachricht aus dem Business Account erhalten, eine Warnmeldung: „Es sieht so aus, als ob diese Nachricht von einem Business Account gesendet wurde. Der Account ist noch nicht verifiziert.“ – Das wirft ein schlechtes Licht auf das Unternehmen, und dazu gibt es keinen Einfluss auf die Verifizierung.

Die gute Nachricht: Die Webversion funktioniert auch mit dem Whats-App Business Account. Die schlechte Nachricht: Die zusätzlichen Funktionen, wie das Labeling, ausführlicher Platz für die Unternehmensbeschreibung etc. sind dort auch nach zwei Jahren noch nicht an die Business-Funktionen angepasst.

Dies gilt auch für Drittanwendungen, wie zum Beispiel Franz, mit dem Sie bequem mehrere Messaging-Systeme gleichzeitig bedienen können.

NEU

QR-Code

Sie können für WhatsApp Business jetzt QR-Codes generieren. Öffnen Sie WhatsApp auf dem Smartphone, klicken Sie oben rechts auf Einstellungen und klicken Sie wiederum oben rechts auf das QR-Symbol. Sie bekommen nun zum einen den eigenen QR-Code angezeigt, den Sie dowloaden oder auch teilen können und zum anderen einen QR-Code Reader, mit dem Sie andere WhatsApp QR-Codes einlesen können.

Diesen Code können Sie in Ihrer Kommunikation nutzen – immer dort, wo Sie auf Kunden und Interessenten treffen. Auf Ihren Prospekten, Visitenkarten, an der Rezeption oder an der Eingangstüre zum Laden.

Video-Chat / Video-Konferenz

Gruppen-Videokonferenzen auf WhatsApp funktionieren mit bis zu acht Teilnehmern. WhatsApp legt noch einmal nach: Wer den Fokus auf einen bestimmten Teilnehmer richten will, braucht diesen nun einfach nur länger anzutippen, um die Person im Vollbild zu sehen. Außerdem haben WhatsApp-Gruppen, die maximal 8 Teilnehmer beinhalten, ein eigenes Symbol am oberen rechten Bildschirmrand, um einen Video-Gruppenchat zu starten.

Zudem gibt es einen Darkmode (habe ich auf meinem Android-Telefon aber noch nicht) und neu sollen animierte Sticker die bereits bestehenden Sticker noch einmal aufwerten.

Autor: Josef Rankel